【脱エクセル】バーコード在庫管理でミスゼロへ！導入手順と効率化の3つのポイント
厳田真司ビジネスの成長に伴い、在庫管理の精度とスピードは企業の生命線となります。しかし、手入力に依存したExcel管理では、人為的なミスを完全に防ぐことは不可能です。「ミスを減らしたい」「効率化したい」と考えたとき、解決策は大きく2つの段階に分けられます。
一つは、現在のExcel等の運用を残したまま「入力作業」をスキャナに変えるアプローチ。もう一つは、管理手法そのものを見直し、システムとハンディターミナルを導入して「仕組み」を刷新するアプローチです。
本稿では、それぞれのメリットと導入ステップ、そして現場に適したデバイス選びのポイントを解説します。
目次
なぜ手入力での管理は限界を迎えるのか？
在庫管理の初期段階において、Excelは非常に便利なツールです。導入コストがかからず、自由度も高いため、多くの企業がExcelからスタートします。しかし、取り扱う商品数（SKU）が増え、入出庫の頻度が高くなるにつれ、その運用は「業務の足かせ」へと変化します。最大の問題は、同時に複数の作業員による入力ができないこととすべての情報が「人の手」によって入力される点にあります。
品番を見間違える、数値を打ち間違える、行をズレて入力してしまう。これらは人間が作業する以上、避けては通れないヒューマンエラーです。たとえ99%正確に入力できたとしても、残りの1%のミスが積み重なれば、帳簿上の在庫と実在庫の乖離は深刻なものとなります。結果として「Excelの数字は信用できない」という事態に陥り、毎回現場で数え直すという二度手間が発生します。
【アプローチ1】まずは「入力」をデジタル化！スキャナ導入のメリット
「いきなりシステムを導入するのはハードルが高い」という場合、まず検討すべきなのが、入力デバイスとしてのバーコードスキャナ導入です。Excelなどの既存ソフトはそのまま使い続け、キーボード入力の部分だけをバーコード読み取りに置き換える方法です。
「探す・打つ」から「スキャンする」への転換
PCにUSBやBluetoothで接続するスキャナを導入するだけで、業務プロセスは劇的に変化します。これまで「品番を目で見て確認し、キーボードで入力する」という数秒～数十秒かかっていた工程が、「ピッ」という0.5秒程度の動作で完了します。
誰が作業しても同じ結果になる「正確性」
バーコード入力の最大の利点は、打ち間違いが物理的に発生しないことです。商品知識のない新人やパートスタッフでも、スキャンするだけで正確に商品を特定し入力できます。これにより、手入力特有のポカミス（ヒューマンエラー）を大幅に削減できます。
【アプローチ2】「仕組み」そのものを刷新！システム化とハンディターミナル活用
スキャナ導入で入力ミスは減らせますが、Excel管理そのものには「リアルタイム性の欠如（現場から事務所に戻って入力するタイムラグ）」や「属人化（特定の人しかファイルを触れない）」といった構造的な課題が残ります。
これらを解決し、真の「脱エクセル」を実現するためには、在庫管理システムとハンディターミナルによるトータルな仕組み作りが必要です。
「PCの前」から解放され、現場で完結する業務フローへ
ハンディターミナル（モバイル端末）を活用すれば、広い倉庫や工場内のどこにいても、その場で入出庫処理が完了します。データはWi-Fi等を通じてリアルタイムにシステムへ反映されるため、事務所にいる管理者は常に最新の在庫状況を把握できます。
ロケーション管理で「モノの住所」を特定
システム化により、「商品」だけでなく「場所（棚）」もバーコード管理（ロケーション管理）が可能になります。「どの棚に何がいくつあるか」をシステム上で瞬時に把握できるため、ピッキング担当者が商品を探し回る時間をゼロにし、動線を最適化することができます。
現場の課題に合わせたデバイス選びのポイント
「アプローチ1（スキャナ活用）」で行くか、「アプローチ2（システム化）」まで進めるかによって、選ぶべきハードウェアは異なります。現場環境に最適な一台を選ぶための視点をご紹介します。
PC周辺での作業が中心なら「汎用スキャナ」
入荷検品や出荷作業を特定のPCデスク周辺で行う場合や、まずは低コストでExcel入力のミスを減らしたい場合は、USB接続（2m以内）やBluetooth接続（10m以内）のバーコードスキャナが最適です。アイメックスでは、手軽に使えるモデルから、汚れやかすれに強い高性能モデルまで幅広くラインナップしています。
倉庫内を移動して作業するなら「ハンディターミナル」
広い範囲を移動しながらリアルタイムに在庫情報を更新したい場合は、OS（Android等）を搭載したハンディターミナルが必須です。近年はスマートフォンを利用するケースもありますが、スキャン速度、堅牢性（落下耐久）、バッテリー持ちの面で、業務専用機には遠く及びません。
特に数千回のスキャンを行う現場では、専用機特有の「高速読み取り」と「握りやすさ」が作業効率に直結します。
ハンディターミナルの画面では小さい場合には、産業用タブレットとBluetooth接続スキャナの組み合わせで大画面を確保して高速入力に対応できます。
消費期限やロット管理には「OCR対応モデル」
食品や医薬品など、バーコード化されていない「消費期限」や「ロット番号」の管理が必要な場合は、文字認識（OCR）機能を搭載した端末が有効です。カメラで文字を読み取り、テキストデータとして自動変換して登録できるため、手入力の手間をさらに削減できます。
貴社の現場環境に最適なのはどちらか、専門的な視点で比較検討することをお勧めします。
Q&A
今使っているExcelファイルを変えずに、スキャナだけ導入することはできますか？
はい、可能です。USB接続やBluetooth接続の汎用バーコードスキャナは、PC側で「キーボード」として認識されます。そのため、Excelのセルを選択した状態でスキャンすれば、バーコードの数字がそのまま入力されます。特別なソフトやドライバのインストールなしで、すぐに「入力の自動化」を始められます。
商品にバーコードが付いていないのですが、どうすればいいですか？
バーコード作成ソフトとラベルプリンタの組み合わせで、自社用のバーコードラベルを発行することで対応できます。品番ごとに独自のコード（インストアコード）を決めて印刷し、商品や棚に貼り付けます。アイメックスでは、スキャナだけでなく、現場環境（冷凍、油、擦れなど）に強いラベルプリンタや用紙の選定もサポートしています。
普通のバーコードと二次元コード、どちらで管理すべきでしょうか？
管理したい情報の量によります。単に「品番」だけを識別したい場合は従来の横長のバーコードで十分ですが、「ロット番号」や「消費期限」や「保管日時」や「仕入れ先」などの複数の情報を持たせたい場合は、情報量の多い二次元コード（かんばん方式はQRコード）が適しています。将来的に二次元コードを使う可能性がある場合は、最初から2次元コード対応のスキャナを選んでおくと無駄がありません。
まとめ
Excelによる在庫管理からの脱却は、ミスのない効率的な現場作りの第一歩です。バーコードシステムの導入には、適切なコード体系の構築、耐久性のあるプリンタやラベルの準備、そして現場の動きに合ったリーダやハンディターミナルの選定が不可欠です。
特にデバイス選定は、作業スピードと長期的な運用コストを左右します。汎用スマホか専用機かで迷われた際は、ぜひバーコードやRFID、OCRソリューションの専門家であるアイメックスにご相談ください。最適な構成をご提案します。
本コラムでは、今後も皆様のお役に立つ情報の発信を続けてまいります。
投稿者プロフィール
- 業界27年のベテラン営業マン兼ライター。
積極的に海外からも良い製品を探してくるが基本的にはモノづくり大好き人間。
